Manche Menschen leben privat und geschäftlich nach dem Motto: „Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen“. Allerdings ist das so eine Sache. Suchen kostet Zeit und die wird heutzutage immer kostbarer, sei es im Privatleben oder auch am Arbeitsplatz. Es gilt also eher: „Wer Ordnung hält, hat mehr Zeit.“ Zeit, die sich sinnvoll nutzen lässt: für private Dinge oder eben zum effektiven und produktiven Arbeiten.

Der Weg zu mehr Ordnung mit der japanischen 5-S-Methode

Gerade in der Arbeitswelt kommt es auf effektives, d. h. auch zeitsparendes, Arbeiten an. Ein unaufgeräumter Arbeitsbereich wirkt auf den Chef oder den Geschäftspartner so, als ob man die Dinge nicht im Griff hätte. Ein ordentlicher Schreibtisch lässt eine gewisse Kompetenz und Effektivität des Schreibtischinhabers vermuten. Zudem stellen sich an einem aufgeräumten Schreibtisch die Arbeitserfolge schneller ein, da nicht sinnlos Zeit mit der Suche nach wichtigen Unterlagen vertan wird. Die Japaner gelten als sehr ordentlich und zielstrebig. Aus Japan kommt auch die sogenannte 5-S-Methode, ein Teil der Kaizen-Philosophie, wobei KAI für „Veränderung“ steht und ZEN „zum Besseren“ bedeutet. Diese Methode mit ihren fünf Schritten gilt als der Weg zu mehr Ordnung und Sauberkeit im Büro:

  1. Seiri: Es werden alle zurzeit nicht benötigten Arbeitsmittel aussortiert und weggeräumt. Auf dem Schreibtisch werden nur die im Moment wirklich notwendigen Dinge gelagert.
  2. Seiton, auf Deutsch: „Stelle ordentlich hin“: Die Arbeitsmaterialien werden nach ergonomischen Gesichtspunkten platziert.
  3. Seiso bedeutet „Sauberhalten“. Hiermit ist die regelmäßige Reinigung des Arbeitsplatzes gemeint.
  4. Seiketsu: Sauberkeit auf Dauer beibehalten. Dies lässt sich am besten durch einen Reinigungsplan erreichen, z. B.: einmal am Tag unnötige Papiere aussortieren, einmal in der Woche Grundreinigung etc.
  5. Shitsuke: Damit ist die Selbstdisziplin gemeint, die benötigt wird, alle vorherigen Schritte einzuhalten und stetig zu verbessern.

Kleine Ordnungshelfer für ein effektives Arbeiten

Neben der 5-S-Methode erleichtern z. B. spezielle Schreibtischleuchten mit integrierten Ordnungshelfern wie Zettelkasten, Stifthalter, Aufbewahrungsfächern für Heftklammern, Schere usw. den Weg aus dem täglichen Chaos. Darüber hinaus sind gute Arbeitsplatzleuchten, gerade bei der Bildschirmarbeit, ein unentbehrlicher Begleiter bei der täglichen Arbeit. Sie gewährleisten allzeit gute Sicht, schützen vor Übermüdung der Augen und tragen dazu bei, den Überblick über Sauberkeit und Ordnung nicht zu verlieren.

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